Οι εργαζόμενοι εξακολουθούν να θέλουν να εργαστούν από το σπίτι καθώς η πανδημία τελειώνει. Δείτε τι σημαίνει αυτό για τη διαχείριση ταξιδιών και εξόδων.

Η πανδημία έχει μετατρέψει τα σπίτια σε γραφεία και ανάγκασε θεμελιώδεις αλλαγές σε πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες – ειδικά όταν πρόκειται για δαπάνες διαχείρισης.

Καθώς οι εταιρείες προσαρμόστηκαν σε ένα πρόσφατα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό κατά το παρελθόν έτος, προέκυψαν πολλά ερωτήματα, όπως: Πώς μπορούν οι χρηματοοικονομικές ομάδες να διαχειριστούν καλύτερα τα έξοδα της εταιρείας τους; Πώς μπορούν να αποκτήσουν καλύτερη προβολή στις δαπάνες σε πραγματικό χρόνο; Πώς μπορούν οι εργαζόμενοι να κάνουν αποτελεσματικά αγορές από οπουδήποτε;

Το πιο σημαντικό, ποια εργαλεία fintech μπορούν να βοηθήσουν να συμβούν όλα αυτά; Σε τελική ανάλυση, είναι αυτά τα εργαλεία – ως μέρος μιας πλατφόρμας διαχείρισης δαπανών από άκρο σε άκρο – που δίνουν στις ομάδες χρηματοδότησης ένα πλεονέκτημα να ανταποκρίνονται γρήγορα και αποτελεσματικά σε αλλαγές.

Η απομακρυσμένη εργασία, φυσικά, ήταν μια τεράστια αλλαγή και φαίνεται να προορίζεται να γίνει μόνιμη: Σε μια έρευνα του Global Workplace Analytics για περισσότερους από 2.800 υπαλλήλους γραφείου, Το 76% των ερωτηθέντων δήλωσαν ότι ήθελαν να συνεχίσουν να εργάζονται από το σπίτι μετά την πανδημία. Το κίνημα έχει προκαλέσει μια διαρθρωτική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες θα θέλουν να προσεγγίσουν στρατηγικές γύρω από τις πληρωμές και τη διαχείριση δαπανών.

Για να συμβαδίσουν, οι ηγέτες των οικονομικών πρέπει να αναλάβουν δράση. Η εφαρμογή των σωστών εργαλείων μπορεί να τους βοηθήσει να ελέγξουν και να παρακολουθήσουν το κόστος ταξιδιού και εξόδων (T&E), να αλλάξουν και να επικοινωνήσουν πολιτικές και να προσαρμοστούν σε οποιεσδήποτε αλλαγές βρίσκονται μπροστά. Ακολουθούν μερικές συμβουλές.

Δημιουργήστε διαφάνεια στην πολιτική

Ενώ οι εργαζόμενοι πρέπει να εξοικειωθούν με τις τυπικές οδηγίες T&E (για ξενοδοχεία, αεροπορικά εισιτήρια, ενοικιάσεις αυτοκινήτων κ.λπ.), πρέπει επίσης να γνωρίζουν πώς εφαρμόζονται οι πολιτικές σε έξοδα πέραν του ταξιδιού.

Αυτές οι πολιτικές είναι πιο σημαντικές από ποτέ, καθώς η μετάβαση σε απομακρυσμένη εργασία έχει δημιουργήσει μια σειρά από νέους τύπους δαπανών, όπως ταχύτερες υπηρεσίες Διαδικτύου, εξοπλισμό γραφείου στο σπίτι και ακόμη και παράδοση φαγητού. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ποια – και πόσο – από αυτά τα έξοδα πληρούν τα κριτήρια έγκρισης και αποζημίωσης.

Ωστόσο, το ταχέως μεταβαλλόμενο τοπίο εξόδων του 2020 έπληξε ορισμένες εταιρείες. Το Business Travel News ανέφερε α ετήσια αύξηση των παραβιάσεων δαπανών κατά περίπου 207%, το οποίο αποδίδεται εν μέρει σε εταιρικούς καταναλωτές για πρώτη φορά και στη σύγχυση τους με όρια και πολιτικές.

Όταν οι κανόνες δεν είναι σαφείς, οι διαχειριστές και οι χρηματοοικονομικές ομάδες πρέπει να επιβάλλουν πολιτικές μετά το γεγονός – μια αναποτελεσματική διαδικασία που προκαλεί απογοήτευση για όλους τους εμπλεκόμενους. Η δημιουργία και η επικοινωνία αυτών των πολιτικών – ειδικά καθώς εξελίσσονται – θα βοηθήσει τη χρηματοδότηση των ομάδων να τηρούν τους προϋπολογισμούς, να μειώσει τους πονοκεφάλους και να μειώσει το χρόνο που απαιτείται για την αναθεώρηση των δαπανών.

Ορίστε παραμέτρους γύρω από την άμεση αγορά

Εκτιμάται Το 40% της δραστηριότητας μιας άμεσης δαπάνης μιας εταιρείας προέρχεται από άμεσες αγορές, σύμφωνα με την Basware. Αυτές οι αγορές (πραγματοποιούνται “επί τόπου”) θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τα πάντα, από συνδρομές λογισμικού έως δώρα για πελάτες.

Είναι μια περίπλοκη κατηγορία. διαφορετικοί υπάλληλοι θα μπορούσαν να απαιτήσουν πολύ διαφορετικά είδη και η ανάγκη αγοράς κάθε περιουσιακού στοιχείου θα μπορούσε να εμφανιστεί ξαφνικά. Οι εργαζόμενοι θέλουν την ευελιξία να ενεργεί χωρίς μακροχρόνιες εγκρίσεις, ενώ οι ομάδες χρηματοδότησης θέλουν απρόσκοπτες διαδικασίες που τους επιτρέπουν να ελέγχουν τις δαπάνες.

Το κλειδί και για τα δύο είναι ο αυτοματισμός με έξυπνα εργαλεία. Το TripActions Liquid ™, για παράδειγμα, απομακρύνει τον πόνο των παραδοσιακών αγορών spot και επιτρέπει στους απομακρυσμένους διαχειριστές να δημιουργήσουν παραμέτρους που αυτοματοποιούν τις διαδικασίες έγκρισης σε έναν κεντρικό ταμπλό. Οι διαχειριστές έχουν τον έλεγχο των προεγκεκριμένων προϋπολογισμών, των ημερομηνιών λήξης, των συχνοτήτων ανανέωσης για συνδρομές και άλλων. Αυτή η λύση επιτρέπει στους υπαλλήλους να λαμβάνουν γρήγορες αποφάσεις αγοράς ενώ παραμένουν σύμφωνα με τις πολιτικές T&E.

Ενεργοποίηση προεπιλεγμένων ελέγχων πολιτικής για τη μείωση της απάτης

Η ύπαρξη προκαθορισμένων ελέγχων πολιτικής είναι επίσης ζωτικής σημασίας για τη χρηματοδότηση ομάδων για τη μείωση της απάτης. Οι επιστροφές εξόδων αντιπροσωπεύουν το 19% της συνολικής απάτης στις ΗΠΑ και τον Καναδά, σύμφωνα με την Ένωση Εξετασμένων Πιστοποιημένων Απάτης. Συχνά, η απάτη συμβαίνει επειδή οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν την πολιτική ή δεν έχουν το χρόνο να την αναζητήσουν.

Αλλά η χρήση της τεχνολογίας για τον καθορισμό παραμέτρων δίνει τη δυνατότητα στους υπαλλήλους να κάνουν επιχειρήσεις για λογαριασμό της εταιρείας εντός καθορισμένων ορίων. Και οι αυστηρότεροι έλεγχοι συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση της παράνομης δραστηριότητας και των συναλλαγών εκτός πολιτικής, με αποτέλεσμα μια καλύτερη κατώτατη γραμμή.

Υιοθετήστε εργαλεία που παρέχουν ορατότητα σε πραγματικό χρόνο

Η ισχύς μιας πλήρως ενσωματωμένης πλατφόρμας διαχείρισης ταξιδιών και δαπανών όπως το TripActions παρέχει στις χρηματοοικονομικές ομάδες τη δυνατότητα να συλλέγουν πλούσια δεδομένα σε ολόκληρο τον κύκλο πληρωμών. Οι πληροφορίες κατά παραγγελία παρέχουν μια ακριβή εικόνα των δαπανών της εταιρείας σε πολλές κατηγορίες, από διαπραγματεύσεις προμηθευτών έως αναφορές εξαιρέσεων και προβλέψεις.

Η προβολή σε πραγματικό χρόνο σε αυτά τα δεδομένα επιτρέπει στις εταιρείες να ενεργούν, να προσαρμόζονται και να προσαρμόζονται σε κάθε συναλλαγή, προκειμένου να λαμβάνουν έξυπνες επιχειρηματικές αποφάσεις όπου κι αν βρίσκονται οι υπάλληλοί τους. Είναι μέρος μιας ισχυρής πλατφόρμας που θα προσφέρει στις εταιρείες ένα σημαντικό πλεονέκτημα καθώς ο επιχειρηματικός κόσμος συνεχίζει να εξελίσσεται.

Δείτε πώς το TripActions Liquid μπορεί να μεταμορφώσει το πρόγραμμα διαχείρισης δαπανών σας σήμερα.

Αυτή η ανάρτηση δημιουργήθηκε από το Insider Studios με TripActions.

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *